Quy trình dịch vụ Logistics bao gồm những gì và được tiến hành như thế nào?

Thế nào là dịch vụ Logistics?

Khái niệm về Logistics

Logistics dịch sang Tiếng Việt nghĩa là “hậu cần”. Tuy nhiên nếu dùng từ này để bao quát về dịch vụ Logistics chưa thật đúng đắn. Vì dịch vụ Logistics hiện đại bao gồm vô vàn lĩnh vực riêng lẻ. Vậy nên để chính xác nhất, đến nay trong các thuật ngữ nói về dịch vụ này vẫn để nguyên từ Logistics. 

Vì vậy, trước hết muốn hiểu về quy trình dịch vụ Logistics phải làm rõ được khái niệm dịch vụ Logistics. Đơn giản nhất, có thể hiểu đây là một dịch vụ mang tính chất thương mại. Là ngành xử lí các công việc liên quan đến hàng hóa xuất, nhập khẩu, giao hàng và nhận hàng. Ở đây, các thương nhân có nhiệm vụ xử lí công việc nhận hàng, vận chuyển, đóng gói, …Tựu chung là làm các công việc liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng. 

Nhiệm vụ của công ty Logistics vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa. Vì hơn hết, hàng hóa sản xuất ra cần có phương tiện và khâu trung gian vận chuyển. Người làm những việc đó chính là công ty Logistics. Việc chọn lựa được công ty Logistics uy tín sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp. Đặc biệt là việc tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo hàng hóa. 

Đặc trưng cơ bản của ngành Logistics

Mỗi ngành dịch vụ đều mang đặc trưng riêng. Với dịch vụ Logistics sẽ có 3 khía cạnh đặc trưng được nhắc đến. Đó là: logistics sinh tồn, logistics hoạt động và logistics hệ thống.

• Về Logistics sinh tồn: Nhắc đến sinh tồn là nhắc đến vấn đề tồn tại cơ bản trong cuộc sống con người. Yếu tố sinh tồn là nhu cầu thiết yếu của mỗi người. Điều này làm nảy sinh hoạt động cung – cầu tác động đến Logistics. Đây có thể xem là bản chất của dịch vụ Logistics.

Đặc trưng cơ bản của dịch vụ Logistics bắt đầu từ nhu cầu của các doanh nghiệp

• Logistics hoạt động: Từ yếu tố sinh tồn Logistics hoạt động mới có sự phát triển. Khi tìm được nguồn cung hoạt động luân chuyển, lưu kho những nguyên liệu được cung cấp được kích hoạt. Từ đó, thúc đẩy những khâu đưa hàng hóa đi ra ngoài doanh nghiệp rồi đến tay người tiêu dùng. 

• Logistics hệ thống: Chính là các cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực hỗ trợ duy trì hoạt động của dịch vụ này. 

Sở dĩ, vai trò của của Logistics ngày càng trở nên cấp thiết là vì những đóng góp tích cực của nó trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Quy trình dịch vụ Logistics giúp ích rất nhiều với các doanh nghiệp sản xuất. Nó giúp các doanh nghiệp giảm bớt được các khâu vận chuyển rườm rà. Đặc biệt là vấn đề kho bãi, lưu kho cũng không còn là gánh nặng cho các doanh nghiệp nữa. 

Logistics có những hoạt động cụ thể nào?

Ngày nay, dưới sự mở rộng của ngành Logistics những dịch vụ cơ bản của Logistics cũng nhiều lên. Trong đó phải kể đến những bộ phận cơ bản như:

1. Dịch vụ chăm sóc khách hàng (Tại đây, các doanh nghiệp sẽ được tư vấn về quy trình dịch vụ Logistics đã chọn).
2. Hoạt động dự báo nhu cầu của khách hàng tiềm năng (Bộ phận này sẽ thống kê các doanh nghiệp có thể có nhu cầu tìm đến dịch vụ Logistics). 
3. Hoạt động bốc xếp và xử lí hàng hóa. Hàng hóa của các doanh nghiệp sẽ được bốc xếp lên container, đóng gói theo quy định.
4. Hoạt động kiểm soát kho bãi và tình trạng lưu kho. 
5. Hoạt động vận chuyển hàng hóa, vật liệu.
6. Dịch vụ vận tải liên quan đến giấy tờ, thủ tục hải quan, và kế hoạch bốc dỡ hàng hóa của doanh nghiệp. 

Không có quá trình chung nhất cho mọi loại dịch vụ Logistics

Đồng thời, còn vô vàn các hoạt động nhỏ lẻ đi kèm. Nếu các doanh nghiệp sản xuất muốn đưa hàng đến với các thị trường mà phải xử lí các bước này. Tuy nhiên để kiêm thêm các hoạt động này thật không dễ dàng. Chính vì vậy mà logistic mới ra đời. Đây là giải pháp hữu hiệu bớt đi các khâu phức tạp cho các doanh nghiệp sản xuất. 

Như đã nói, Logistics hiện đại không chỉ xử lí các công đoạn trên mà nó còn kinh doanh các dịch vụ liên quan đến vận tải. Cũng chính những dịch vụ vận tải này đã làm đa dạng hóa phương thức giao thương với khu vực và thế giới. Phải kể đến như: dịch vụ vận tải đường biển, đường hàng không, vận tải đường sắt, đường bộ…

Ngoài ra, sự phát triển của các dịch vụ liên quan đến logistics cũng không ngừng gia tăng. Nhiều công ty còn cung cấp thêm dịch vụ bưu chính, thương mại bán buôn, bán lẻ … Sự đa dạng này ngày càng tạo bộ mặt mới cho ngành Logistics.

Quy trình hoạt động của dịch vụ Logistics

Nếu đã quan tâm đến dịch vụ này bạn đã biết đến quy trình dịch vụ Logistics cụ thể chưa? Để nói về quy trình chung cho tất cả các dịch vụ có lẽ mất rất nhiều thời gian. Ở đây chúng tôi sẽ nhắc đến quy trình  logistics chung của hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu. Bởi lẽ, đây là hoạt động chính trong dịch vụ  logistics. 

Về cơ bản, quy trình này gồm 8 khâu chủ chốt. Đó là:

• Thứ nhất: Trước hết cần xin giá từ nhà nhập khẩu hay xuất khẩu. Đồng thời cũng có thể tự tìm hiểu qua nhiều kênh khác nhau.
• Thứ hai: Lấy booking và phải xác nhận bill. Bill này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp thông tin cơ bản về ngày, giờ, cảng và địa điểm nhận hoặc đưa hàng đến. 
• Thứ ba: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết liên quan đến nhập/xuất khẩu. Hồ sơ này bên công ty Logistics sẽ thông tin cho khách hàng chuẩn bị. 
• Thứ tư: Làm thủ tục xuất/nhập khẩu lô hàng. Chính là việc chuẩn bị xuất trình giấy tờ, chứng từ liên quan đến lô hàng cho hải quan, nộp thuế cần thiết.
• Thứ năm: Đưa hàng lên/xuống cảng
• Thứ sáu: Gửi hướng dẫn lập bill cho đơn vị liên quan
• Thứ bảy: Nhận lại bill gốc và tiến hành gửi bill cho nhà xuất/nhập khẩu.
• Bước tám: Lưu lại hồ sơ xuất/nhập khẩu. Tại sao cần lưu lại hồ sơ khi đã hoàn thành xong thỏa thuận? Bởi lẽ, sau khi nhận/xuất hàng có thể có những vấn đề ngoài ý muốn xảy ra. Với những trường hợp đó, phải mang hồ sơ này ra để truy cứu trách nhiệm của các bên liên quan.

Tùy nhu cầu của doanh nghiệp sản xuất cung ứng mà quy trình dịch vụ Logistics sẽ có sự thay đổi. Trước kia, dịch vụ Logistics chỉ thực hiện theo quy trình đơn giản như thuê tàu nhập, xuất hàng; lưu cước hay đóng gói…Các khâu này chưa có sự thống nhất và liên quan chặt chẽ đến nhau. Kể cả với vai trò đại lí vận chuyển vai trò của Logistics khá mờ nhạt. 

Tuy nhiên, ngày nay dịch vụ Logistics đã trở thành hệ thống hoàn chỉnh. Quy trình Logistics ngày một bài bản hơn. Các doanh nghiệp cũng dễ quản lí hàng hóa vận chuyển của mình hơn. Dù là khâu nào, giữa pháp lí, doanh nghiệp và đơn vị vận chuyển đều có sự liên kết chặt chẽ. 

Sự phát triển đa dạng hóa các dịch vụ trong ngành trên đã làm cho quy trình dịch vụ Logistics linh hoạt hơn. Các dịch vụ vận tải đường sắt, đường biển, đường hàng không hay được bộ đều tuân theo những quy định riêng. Đó là chưa kể một số nhóm dịch vụ khác đang phát triển trong ngành Logistics.

Không thể phủ nhận dù xét trên phương diện nào thì quy trình Logistics đều phức tạp. Chính vì vậy, các doanh nghiệp mới cần đến sự hỗ trợ đắc lực từ ngành này. TNG Logistics là công ty chuyên về dịch vụ vận tải hàng hóa trong và ngoài nước. Vì vậy giờ đây việc giải quyết các vấn đề về quy trình Logistics sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Việc chọn công ty Logistics uy tín cũng là điều quan trọng với tất cả các doanh nghiệp. Đó là những thông tin hữu ích nhất để giúp bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ Logistics. Hơn hết đừng chủ quan trong khâu chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với doanh nghiệp và hàng hóa của bạn.